Quando si sceglie di partecipare ad una fiera una delle scelte da fare è proprio quella di chi si occuperà di allestire lo spazio, non è una scelta semplice per questo vogliamo darti dei consigli per capire quello che è necessario valutare per poter fare la scelta migliore.
Non si tratta di farsi fare solo un preventivo e quindi guardare il lato economico e basta, i fattori da valutare sono molteplici, ecco perché nasce l’esigenza di fare un piccolo specchietto per la scelta, dove mettere sulla bilancia diversi fattori.
Come richiedere un preventivo e come valutarlo
Quando contatti un’azienda per farti fare un preventivo, devi seguire delle regole per poterlo capire e utilizzare come termine di paragone:
- Non deve contenere solamente un costo forfettario, si deve richiedere un prospetto con le voci ben distinte, questo è fondamentale per capire dove investirai i tuoi soldi e se ci sono spese superflue;
- Chiedere che venga anche specificato se nel prezzo è compreso anche una sorta di garanzia in caso di lavoro mal eseguito e come sia possibile ottenere in rimborso in caso di problemi creati dalla ditta di allestimento;
- Far specificare le specifiche di pagamento, se viene richiesto acconto e le tempistiche del saldo, dati fondamentali per la contabilità aziendale.
Con più dati possibili è possibile fare valutazioni precise.
Non si deve guardare solo chi ha proposto il prezzo minore, ma anche l’azienda che rilascia maggiori garanzie, si può anche spendere qualche euro in più, ma almeno si possono dormire sonni tranquilli per quanto riguarda la corretta gestione di tutto il processo di allestimento.
Allestitori ed il servizio chiavi in mano
Una tipologia di servizio che molte aziende di allestitori propongono è quella del chiavi in mano. adatta per fare in modo che il committente non abbia alcun pensiero se non quello di presentarsi il giorno della fiera per “gustarsi” il lavoro finito.
Affidare la gestione di tutta l’organizzazione ad una agenzia esterna, sicuramente è la scelta migliore da fare.
Si deve però mettere in conto che le spese si alzano e di molto, in questo caso infatti vengono messi in capo anche molte figure professionali, dal progettista al team che deve realizzare tutto il materiale per l’allestimento.
Servizio professionale anche a distanza
Le fiere si svolgono in giro per l’Italia e l’Europa, bisogna sempre valutare le capacità dell’allestitore per muovere e movimentare tutto l’apparato che riguarda lo stand e la gestione della burocrazia, serve affidarsi a chi dispone di efficaci soluzioni di trasporto per tutti i materiali in essere dell’allestimento e dell’azienda.
Scegliere un allestitore per vicinanza, può si essere utile per ridurre tempi e costi degli incontri preliminari, ma allo stesso tempo riduce le possibilità di scelta dovendo affidarsi solo ad un numero limitato di player, magari con livelli di qualità produttiva e di gestione, inferiori alle proprie aspettative.
Le distanze non devono mai essere un problema nella scelta del professionista, a meno che non si trasformino in difficoltà e costi elevati da intaccare budget e tempi stabiliti.
I termini di paragone non vanno quindi basati su soluzioni di comodo, ma su quelle che possono realmente portare a dei risultati.
I rischi degli allestimenti fai da te
Inventarsi progettisti e allestitori, come in molti campi, sembra facile, basta sapere usare un computer, conoscere qualcosa di grafica e tutti possono pensare di essere degli esperti, risultato?
Molto spesso gli obiettivi non vengono raggiunti e il più delle volte si fa un enorme buco nell’acqua, il fai da te genera insuccessi, diventa controproducente.
Un bravo allestitore non è solo un costo, ma un investimento serio, che deve determinare il raggiungimento di specifici risultati, per farlo mette in campo la propria esperienza, gli aggiornamenti continui, la capacità di gestione di tutti gli aspetti, sapre cosa e come farlo conoscendo quali sono le problematiche o gli aspetti più importanti da non sottovalutare.
Con il fai da te, non è possibile farlo, a meno che non si voglia tirarsi la zappa sui piedi da soli.
Rivolgersi ad un professionista per allestire il proprio spazio espositivo buol dire spendere meglio e aumentare le probabilità di raggiungere i risultati sperati.